Засади використання автоматизованої системи документообігу Великобагачанського районного суду Полтавської області

 

Затверджено рішенням зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 03.11.2015  № 20 (із змінами і доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів від 18.04.2017  №7 та від 17.08.2020 № 5)

 

 

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Великобагачанського районного суду Полтавської області

 

І. Загальні положення.

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу  Великобагачанського районного суду Полтавської області (далі – Засади) визначають питання стосовно порядку функціонування автоматизованої системи  Великобагачанського районного  суду Полтавської області (далі – суд), урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), відноситься до повноважень зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області.

1.2. Правовою підставою для затвердження цих Засад  є вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення та Положення.

(підпункт 1.2 в редакції рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.)

1.3. Затверджені зборами суддів Засади вносяться до автоматизованої системи суду та оприлюднюється на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

(підпункт 1.3 в редакції рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.)

1.4. У разі внесення змін до Засад, новим рішенням збори суддів суду затверджують Засади в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи суду та оприлюднюється на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

(підпункт 1.4 в редакції рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.)

 

ІІ. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи надання та позбавлення права доступу до неї в Великобагачанському районному суді  визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Електронні примірники наказів  щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

 2.1.2. Використання електронного цифрового підпису уповноваженими на це користувачами АСДС здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

 

2.2. Реєстрація вхідної кореспонденції

2.2.1. Вся вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструються в АСДС в день її надходження.

2.2.3. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в АСДС в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.4. Внесення змін, видалення реєстраційних даних не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок.

2.2.5. У разі надходження заяви, клопотання, подання в порядку виконання судових рішень, що були ухвалені суддями суду до 2011 року, уповноваженою особою канцелярії суду в автоматизованій системі реєструються в такому порядку:

- створюється реєстраційна картка документу;

- створюється відповідна обліково-статистична картка, в яку вноситься, в ручному режимі, номер справи, що е предметом розгляду, но мер провадження вноситься аналогічно, без проведення автоматизованого розподілу між суддями суду;

- створюється обліково-статистична картка на заяву, клопотання, яке надійшло у поточному році, в яку вноситься єдиний унікальний номер справи, судове рішення якого є предметом розгляду, номер провадження у справі створюється автоматично автоматизованою системою.

(доповнено підпунктом 2.2.5. відповідно до рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.).

 

2.3. Особливості розподілу справ між суддями

 2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

 

2.3.2. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

  

2.3.3. Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням.

(підпункт 2.3.3. в редакції  рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.).

                

2.3.4. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії, проводиться автоматизованою системою в загальному порядку згідно з вимогами підпунктів 2.3.4, 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

         У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

       У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід), електронний примірник якого зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» та засвідчений ЕЦП особи, яка підписала документ, у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

(підпункт 2.3.4. в редакції  рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.)

2.3.5. У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

2.3.6. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді; 

за чотирнадцять  робочих днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів), за таким винятком:

- за 5 робочих днів не розподіляються на раніше визначеного слідчого суддю клопотання, скарги та заяви (про відвід слідчого та прокурора) по одному кримінальному провадженні.

(ч.2 п.п. 2.3.6. в редакції  рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 17.08.2020 р.)

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді; 

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

у випадку видалення судді до нарадчої кімнати для ухвалення судового рішення на строк понад два робочих дні.

Секретар судового засідання (особа, яка виконує його обов’язки) складає службову записку на ім’я керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) та негайно, після закінчення судового засідання, в якому суддя проголосив про видалення його у нарадчу кімнату, подає керівнику апарату суду (особі, яка виконує його обов’язки) для вжиття заходів щодо внесення даної інформації до автоматизованої системи.

Службова записка повинна містити такі дані:

- посада, ім’я, по батькові, прізвище працівника апарату суду;

          - дата та час судового засідання, у якому суддя оголосив про видалення його до нарадчої кімнати;

          - унікальний номер, номер провадження судової справи, сторони у справі, суть справи;

          - дата та час призначеного судового засідання, у якому суддя має намір проголосити судове рішення;

          - дата, час та підпис працівника апарату.

Службова записка долучається до номенклатурної справи;

(ч.11 п.п. 2.3.6. в редакції  рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.).

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

У випадку неможливості розгляду заяв та матеріалів, які відповідно до закону підлягають реєстрації, розподілу та розгляду в скорочені терміни здійснюється їх реєстрація, автоматизований розподіл та розгляд в неробочі дні у разі виникнення таких обставин.

При розгляді  процесуальних питань віднесених до компетенції слідчого судді у вихідні, святкові та неробочі дні, зокрема щодо відводу слідчого судді, розгляд заявлених клопотань передається та здійснюється іншим слідчим суддею, а в разі його відсутності з поважних причин (хвороба, відпустка, відрядження тощо) така заява підлягає передачі та розгляду іншим суддею шляхом авторозподілу.

(доповнено ч.14 п.п. 2.3.6. відповідно до редакції  рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.).

 

2.4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 2.4.1. Автоматизований розподіл судових справ і матеріалів здійснюється за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами, з урахуванням спеціалізації суддів та коефіцієнтів складності судових справ, форм участі та адміністративних посад.

 

2.4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

2.4.3. Керівник апарату суду, а в разі його відсутності заступник керівника апарату, щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

 

2.4.4. Інформація про відсутність суддів з поважних причин заноситься до табеля обліку використання робочого часу.

 

2.5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

2.5.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа ( відповідно до п.п. 2.3.43  пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду).

2.5.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді  передаються також:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення,повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України,  статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень,  якщо ці справи надійшли в один день;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи. До справ про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи віднести заяви про скасування заходів забезпечення позову, вжитих під час розгляду цивільних та адміністративних справ.

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

2.5.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді (за виключенням  перебування слідчого судді  у відпустці, відрядженні, під час непрацездатності судді тощо).

2.5.4. Клопотання щодо заходів забезпечення кримінального провадження по одному кримінальному провадженню або в межах однієї справи, які зареєстровані в автоматизованій системі суду,  передаються раніше визначеному слідчому судді (за виключенням  перебування слідчого судді  у відпустці, відрядженні, під час непрацездатності судді тощо).

2.5.5. Справи за поданнями (заява, клопотання) в порядку виконання вироків, які  поверталися на доопрацювання, при повторному надходженні передаються на розгляд  раніше визначеному судді.

2.5.6. Справи про адміністративні правопорушення, які повернулися до суду після належного оформлення, передаються на розгляд судді, який направив справу для належного оформлення, за умови виконання вимог п.2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

(підпункт 2.5.6. в редакції  рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 17.08.2020.)

2.5.7. У разі відсутності (звільнення, переведення в інший суд тощо) раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.5.1. – 2.5.7. пункту 2.5. Засад такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу.       

2.5.8. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

 

2.6.  Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ

2.6.1. Визначити, що всі судді, які зараховані до штату суду спеціалізуються на розгляді кримінальних, цивільних, адміністративних справ  та справ про адміністративні правопорушення.

2.6.2. У суді діє спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

Суддя (судді), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх обирається зборами суддів суду у порядку ч.3 статті 18 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

 

2.7. Засади формування колегії суддів

2.7.1. У випадках визначених процесуальним законом судові справи в  суді  розглядаються  колегією суддів, а також за участю присяжних.

(п.п. 2.7.1. в редакції  рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 18.04.2017 р.).

2.7.2. Визначення колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою документообігу.

 Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством.

         2.7.3. Якщо судова справа  підлягає розгляду колегією суддів при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя та визначається склад колегії шляхом розподілу між суддями динамічно зі всього складу суду суддів випадковим вибором.

 До складу колегії може бути включений резервний або запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів ( крім головуючого) у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя.

У разі розгляду справ за участю присяжних їх персональний склад визначається за допомогою автоматизованої системи.

(ч.3 п.п. 2.7.3. в редакції  рішення зборів суддів Великобагачанського районного суду Полтавської області від 17.03.2017 р.).

 

2.8. Коефіцієнти складності судових справ

 2.8.1. Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що  враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

2.8.2. Коефіцієнт складності кримінальних справ (проваджень):

Визначити чотири категорії кримінальних проваджень (невеликої тяжкості, середньої тяжкості, тяжкі і особливо тяжкі злочини), беручи за основу тяжкість злочину (найтяжчого зі злочинів), за який (які) притягуються особи (ст. 12 КК України).

Визначити для кожної з цих категорій коефіцієнти складності і проставляти їх вручну в Д-3  перед розподілом таких справ:

      1) справи по злочинах невеликої тяжкості (покарання за які не пов’язане з позбавленням волі або максимальних розмір покарання не перевищує два роки позбавлення волі) – коефіцієнт складності - 2;

      2) справи по злочинах середньої тяжкості (максимальний розмір покарання за які не перевищує п’ять років позбавлення волі) -   коефіцієнт складності - 5;

      3) справи по тяжких злочинах (максимальний розмір покарання за які не перевищує десять років позбавлення волі) -   коефіцієнт складності  - 8;

      4) справи по особливо тяжких злочинах (максимальний розмір покарання за які перевищує десять років позбавлення волі або передбачене довічне ув’язнення) -   коефіцієнт складності - 10.

        По кримінальним провадженням  за ч. 3 ст. 185 КК України, якщо по них притягується до відповідальності лише одна особа, і в таких провадженнях не більше двох епізодів, коефіцієнт складності потрібно встановлювати  - 5, в інших випадках (притягуються дві і більше особи або три і більше епізодів) встановлювати коефіцієнт - 8.

      Коефіцієнт складності справ про адміністративні правопорушення – 0,5.

      Коефіцієнти складності цивільних справ :

       1) цивільні справи наказного провадження  (заяви про видачу судового наказу) –  0,5;

 2) спори про право власності на інші речові права -2;

 3) спори, що виникають із договорів - 3;

 4) спори про недоговірні зобов’язання – 3;

 5) спори про спадкове право - 2, із них:

        - про визнання заповіту недійсним – 5;

 6) спори, що виникають із житлових правовідносин ( про виселення) - 3;

 7) спори,  що виникають із сімейних правовідносин, із них:

        - про встановлення батьківства або материнства – 3;

        - про позбавлення батьківських прав -3;

        - про поділ майна подружжя – 5;

 8) спори, що виникають із трудових правовідносин – 5;

 9) спори, пов’язані із застосуванням ЗУ «Про захист прав споживачів» - 2;

 10) звільнення майна з-під арешту ( виключення майна з опису) – 2.

 

2.9. Коефіцієнт форми участі

2.9.1.  Визначено наступні коефіцієнти форм участі суді у справі:

- головуючий суддя (колегіально) – 1;

- член колегії – 0,5;

- запасний суддя – 0,5

 

2.10. Коефіцієнт адміністративних посад

 2.10.1. В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади  встановлюються наступні коефіцієнти:

- голова суду – 0,8.

 

     2.11. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

2.11.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Кожен суддя несе персональну відповідальність за несвоєчасне направлення прийнятих ним рішень до ЄДРСР.

 

2.12. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

2.12.1. В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення.

2.12.2. У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. 

 

2.13. Надання інформації про стан розгляду судових справ

2.13.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду канцелярією суду. 

 

ІІІ.   Прикінцеві положення

3.1.Дане рішення зборів суддів вводиться в дію з  04.11.2015 року.

3.2. Із дня набрання чинності цих Засад втрачає чинність в частині особливості розподілу судових справ рішення зборів Великобагачанського районного суду Полтавської області № 12 від 04.05.2011 року та про встановлення коефіцієнтів складності по кримінальним справам  № 7 від 16.03.2011 року.